Dokumentenarchivierung

Die Pflicht zur Dokumentenarchivierung aus steuerrechtlichen Gründen, die sogenannte Aufbewahrungspflicht, stellt viele Unternehmen vor eine schwierige Aufgabe. Neben schriftlichen Unterlagen, wie Rechnungen und Kundenbelege müssen auch E-Mails aufbewahrt werden, sollte es sich dabei um Handelsbriefe handeln. Eine sichere und einfach zu handhabende, elektronische Dokumentenarchivierung stellt für das Unternehmen eine enorme Zeit- und Kostenersparnis dar. Dokumenten-Management-Systeme von Scalaris reduzieren die entstehenden Kosten und steigern die Effizienz im Arbeitsalltag. Bereits beim Einscannen von Dokumenten, die auf dem Datenträger Papier zur Verfügung stehen, müssen die technischen Voraussetzungen stimmen. Dazu gehört ein leistungsfähiger Dokumenten- Scanner, der zuverlässig und schnell arbeitet. Scalaris arbeitet mit Highspeed-Scannern zum Einlesen Ihrer Dokumente und Umwandlung in digitale Daten. Im nächsten Schritt der automatischen Dokumentenarchivierung werden die Scans in einem Dokumenten-Management-System gespeichert und organisiert.

Scalaris bietet maßgeschneiderte Lösungen zur Dokumentenarchivierung

Alle Daten, dazu zählen auch solche, die bereits in digitaler Form bestehen, wie E-Mails, elektronische Briefe und PDF-Dateien, werden zentral gespeichert und sind durch intelligente Suchfunktionen sehr schnell auffindbar. Je mehr Abteilungen auf die gleichen Daten zugreifen müssen, desto schneller rechnet sich ein Dokumenten-Management-System (DMS) im Unternehmen. Häufig scheitern Software-Projekte, weil sie zu technologieorientiert sind und in der Form als Technik und nicht als Werkzeug zur Unterstützung der Unternehmensorganisation eingeführt werden. Deshalb ist es Scalaris besonders wichtig, die betroffenen Fachabteilungen oder Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt Dokumentenarchivierung einzubinden.